Polisi Preifatrwydd

Sut rydym yn defnyddio Data Personol?

Pwy ydym ni?

Mae Cartrefi Conwy yn ‘Landlord Cymdeithasol Cofrestredig’ gyda thros 3800 o eiddo ledled Sir Conwy yng ngogledd Cymru.

Mae’r hysbysiad hwn yn egluro sut byddwn yn casglu, prosesu ac yn storio gwybodaeth am bobl (eu data personol), y camau rydym yn eu cymryd i sicrhau ei ddiogelwch a hawliau unigolion o ran eu data personol rydym yn ei drin.

Llywodraethir defnyddio a datgelu data yn y Deyrnas Unedig gan Reoliadau Cyffredinol Diogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018. At ddibenion y gyfraith, mae Ysgrifennydd y Cwmni wedi ei gofrestru a’r Comisiynydd Gwybodaeth fel ‘rheolwr data’ ar gyfer Cartrefi Conwy ac felly mae gofyn arni/arno i sicrhau ein bod yn trin yr holl ddata personol yn nol â chyfraith Diogelu Data.

  1.  PAM RYDYM YN TRIN DATA PERSONOL?

Rydym yn caglu, prosesu, storio a rhannu data personol yn gyffredinol at ddibenion cynnig tai cymdeithasol a gwasanaethau sy’n cynnwys:

  • gosod, rhentu a phrydlesu eiddo
  • gweinyddu rhestrau aros
  • gwneud gwaith ymchwil
  • gweinyddu grantiau tai ac eiddo
  • cynnig gwasanaethau lles, cymorth a chefnogaeth gysylltiedig
  • cynnal ein cyfrifon a chofnodion
  • cynorthwyo a rheoli ein cyflogeion, asiantau a chontractwyr
  • defnyddio systemau camerâu cylch cyfyng i fonitro a chasglu lluniau at ddibenion diogelwch ac atal a chanfod troseddau.
  1.  DATA personol PWY RYDYM YN EI DRIN?

Ni fyddwn ond yn trin data personol pan fo rheswm da i wneud hynny, er mwyn cwblhau ein tasgau fel landlord cymdeithasol a’r dibenion a ddisgrifiwyd yn Adran 1. Mae’n bosibl y proseswn ddata personol sy’n gysylltiedig ag amrywiaeth eang o unigolion, yn cynnwys y canlynol:

  • Cyflogeion yn cynnwys eu teuluoedd a chysylltiadau eraill a nodwyd, gwirfoddolwyr, gweithwyr asiantaeth, dros dro ac achlysurol;
  • Tenantiaid, eu gofalwyr, teulu a chysylltiadau eraill a nodwyd;
  • ymgeiswyr am lety, sy’n cynnwys eu teuluoedd ac aelwydydd;
  • ceiswyr lloches;
  • aelodau’r bwrdd;
  • cysylltiadau busnes;
  • landlordiaid;
  • cyflogeion yr awdurdod lleol;
  • swyddogion prawf;
  • gweithwyr cymdeithasol;
  • cynghorwyr ysbrydol a lles;
  • ymgynghorwyr a chynghorwyr proffesiynol;
  • ymatebwyr arolwg;
  • troseddwyr a throseddwyr dan amheuaeth;
  • cwynwyr, ymholwyr a thystion
  • cyflenwyr a darparwyr gwasanaeth, contractwyr hunangyflogedig;
  • pobl sydd yn lluniau’r caerau CC.
  1.  PA FATHAU O DDATA PERSONOL RYDYM YN EU TRIN?

Nid ydym ond yn tri data sy’n berthnasol i’n rôl ac er mwyn cyflawni’r dibenion a nodwyd yn Adran 1. Mae’n bosibl y proseswn ddata personol sy’n gysylltiedig â, neu’n cynnwys y canlynol:

  • manylion personol
  • nwyddau a gwasanaethau
  • manylion cyflenwyr
  • manylion ariannol
  • ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
  • geirdaon a chwynion
  • manylion addysg a chyflogaeth
  • manylion iechyd, diogelwch a sicrwydd
  • lluniau, pryd a gwedd ac ymddygiad
  • canlyniadau arolygon bodlondeb
  • lluniau CCC
  1.  O BLE CAWN Y DATA PERSONOL?

At y dibenion a ddisgrifiwyd yn Adran 1 uchod, mae’n bosibl y cawn ddata personol o ystod eang o ffynonellau, yn cynnwys y canlynol:

  • testun y data ei hun
  • cyflogeion presennol, blaenorol neu ddarpar gyflogwyr a chydweithwyr
  • teulu, gofalwyr, pobl gysylltiedig, a chynrychiolwyr y person rydym yn prosesu ei ddata
  • addysgwyr a chyrff arholi
  • cyflenwyr a darparwyr gwasanaeth
  • sefydliadau ariannol
  • llywodraeth leol
  • arolygon a sefydliadau ymchwilio
  • cymdeithasau tai neu ymddiriedolaethau eraill
  • undebau a chymdeithasau llafur
  • awdurdodau iechyd
  • ymholiadau a chwynion
  • sefydliadau diogelwch
  • sefydliadau iechyd a lles cymdeithasol
  • cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
  • gwasanaethau prawf
  • elusennau a sefydliadau gwirfoddol
  • yr heddlu ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill
  • llysoedd a thribiwnlysoedd
  • cyrff proffesiynol
  • asiantaethau cyflogi a recriwtio
  • asiantaethau cyfeiriadau credyd
  • asiantaethau casglu dyledion
  • landlordiaid
  • ein systemau CCC
  • gohebiaeth
  1. SUT RYDYM YN TRIN DATA PERSONOL?

Mae gennym brosesau i sicrhau y caiff data ei drin yn ddiogel ac yn unol â’r gyfraith. Mae’n rhain yn cynnwys yr wybodaeth rydym yn ei thrin yn fewnol yn ogystal â sut rydym yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau perthnasol eraill.

Wrth drin data personol, byddwn yn:

  • rhoi gwybod i chi pam mae angen eich gwybodaeth arnom a sut y byddwn yn ei defnyddio;
  • defnyddio’ch gwybodaeth bersonol at y dibenion a ddywedom yn unig;
  • cadw’r hyn mae arnom ei angen i gynnig gwasanaethau i chi yn unig;
  • cadw’r wybodaeth bersonol mae angen i fodloni’r gofynion cyfreithiol arnom yn unig;
  • ymdrechu i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir a chyfredol;
  • dileu neu ddinistrio gwybodaeth bersonol amdanoch pan nad oes ei hangen arnom mwyach, gan ddefnyddio ein gweithdrefnau ar gyfer cadw a dileu gwybodaeth.
  1.  SUT RYDYM YN SICRHAU Y CEDWIR Y DATA PERSONOL YN DDIOGEL?

Rydym yn ddifrifol o ran cadw diogelwch a sicrwydd data personol rydym yn trin ag o.

Rydym yn sicrhau bod polisïau, hyfforddiant a mesurau technegol a gweithdrefnol mewn lle, yn cynnwys archwilio ac arolygu. Y rheswm dros hyn ydy i ddiogelu ein systemau gwybodaeth systemau â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data, ac ni chaniatawn fynediad at y systemau ond pan fo rheswm dilys neu gyfreithiol dros wneud hynny. Mae gennym ganllawiau llym o ran trin data a rheolir y gweithdrefnau hyn yn barhaus er mwyn sicrhau diogelwch sy’n gyfredol.

  1.  GYDA PHWY RYDYM YN RHANNU DATA PERSONOL?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a nodwyd yn Adran 1, mae’n bosibl y rhannwn ddata ag amrywiaeth o sefydliadau ond pan fo rheswm clir dros wneud hynny neu pan fo gennym ganiatâd yn unig. Gall hyn gynnwys datgelu i sefydliadau megis Cymdeithasau Tai eraill, darparwyr Gofal ac Iechyd, cwmnïau gwasanaethau’r cartref (megis cyflenwyr nwy, trydan a dŵr), y Gwasanaeth Tân, yr Heddlu ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill, asiantaethau partner, gofalwyr ac asiantaethau gofal sy’n gweithio i gynorthwyo defnyddwyr neu ddarpar ddefnyddwyr ein gwasanaethau a chyrff neu unigolion sy’n gweithio ar ein rhag megis contractwyr TG neu sefydliadau llunio arolygon

Mae’n bosibl hefyd y datgelwn ddata i gyrff neu unigolion eraill yn ôl yr angen i atal cam-drin neu niweidio unigolion.

Datgelir data personol fesul achos, gan ddefnyddio’r data personol perthnasol at ddibenion penodol ac mewn amgylchiadau penodol a chyda’r dulliau rheoli angenrheidiol mewn lle.

Mae’n bosibl y bydd rhai o’r cyrff neu unigolion y byddwn yn datgelu data personol iddynt y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd, mewn gwledydd lle nad oes cyfreithiau sy’n diogelu data i’r fath raddau ag yn y Deyrnas Unedig. Os ydym yn trosglwyddo data personol i diriogaethau felly, cymerwn gamau cywir i sicrhau y caiff ei ddiogelu’n briodol yn ôl gofynion cyfraith Diogelu Data.

Byddwn hefyd yn datgelu data i gyrff neu unigolion pan fo gofyn i ni wneud hynny dan unrhyw ddeddfwriaeth, unrhyw reol y gyfraith neu orchymyn llys. Gall hyn gynnwys datgeliadau i’r Asiantaeth Cynnal Plant, y Fenter Twyll Genedlaethol, y Swyddfa Gartref ac i’r Llysoedd.

Mae’n bosibl y datgelwn ddata personol fel y gwelwn fod angen at ddibenion, neu mewn cysylltiad ag unrhyw achos cyfreithiol neu er mwyn cael cyngor cyfreithiol.

  1.  PA HAWLIAU SYDD gan yr UNIGOLION RYDYM YN TRIN EU DATA PERSONOL?

Mae cyfraith Diogelu Data yn rhoi amrywiaeth o hawliau i’r unigolion, fel y nodir isod. Dylid anfon unrhyw gais cysylltiedig â’r hawliau hyn at Ysgrifennydd y Cwmni y mae ei fanylion yn Adran 12 isod.

HAWL I GAEL GWYBOD

Mae gan unigolion hawl i gael gwybod am gasglu a defnyddio eu data personol. Gellir ystyried y polisi preifatrwydd hwn fel ‘Hysbysiad Preifatrwydd’ cyffredinol ar gyfer Cartrefi Conwy. Mae’n bosibl y bydd hysbysiadau preifatrwydd eraill, mwy penodol mewn amgylchiadau eraill megis ar ffurflenni, mewn polisïau, ar waelod e-byst neu ar arwyddion Camerâu CC.

HAWL I GAEL MYNEDIAD

Mae gan unigolion hawl i gael mynediad at eu data personol; cyfeirir at hyn fel mynediad y testun. Gellir gwneud cais am fynediad testun ar lafar neu yn ysgrifenedig a bydd gennym fis i ymateb i gais.

HAWL I WRTHWYNEBU

Ac eithrio mewn rhai amgylchiadau, mae gan unigolyn hawl i wrthwynebu prosesu ei ddata personol mewn amgylchiadau penodol. Gall y cais hwn fod yn ysgrifenedig neu ar lafar a bydd gennym fis calendr i ymateb. Mae hyn yn cynnwys defnyddio ei ddata personol at ddibenion marchnata uniongyrchol ac mae’n cynnwys cyfathrebu unrhyw ddeunydd hysbysebu neu farchnata a gyfeirir at unigolion penodol trwy unrhyw gyfrwng (e.e. post, e-bost, ffôn, canfasio drws i ddrws).

HAWLIAU CYSYLLTIEDIG Â GWNEUD PENDERFYNIADAU’N AWTOMATAIDD

Ac eithrio mewn rhai achosion, mae gan unigolyn hawl i ofyn ein bod yn sicrhau na wneir unrhyw benderfyniad gennym neu ar ein rhan a fyddai’n effeithio’n sylweddol arno, trwy ddefnyddio meddalwedd gwneud penderfyniadau’n awtomataidd yn unig. Os oes elfen o law person ar waith yn y broses benderfynu, nid ydy’r hawl yn berthnasol.

HAWL I UNIONI

Mae gan unigolyn hawl i gael unioni neu gwblhau data personol anghywir neu anghyflawn. Gall wneud cais am unioni ar lafar neu yn ysgrifenedig a bydd gennym fis calendr i ymateb i gais.

HAWL I DDILEU

Mae gan unigolyn hawl i gael dileu ei ddata personol; fodd bynnag, nid ydy’r hawl yn ddiamod ac mae’n berthnasol mewn rhai amgylchiadau yn unig. Gelwir yr hawl i ddileu hefyd yn ‘hawl i fynd yn angof’. Gall unigolion wneud cais am gael dileu yn llafar neu’n ysgrifenedig a bydd gennym fis i ymateb i gais.

HAWL I GYFYNGU AR BROSESU

Mae gan unigolyn hawl i wneud cais am gyfyngu ar neu atal ei ddata personol; fodd bynnag, nid ydy hon yn hawl ddiamod ac ni fydd ond yn berthnasol mewn amgylchiadau penodol. Pan gyfyngir ar brosesu, cawn storio’r data ond nid ei ddefnyddio. Caiff unigolyn wneud cais i gyfyngu ar lafar neu yn ysgrifenedig a bydd gennym un mis calendr i ymateb i gais.

HAWL I GYMRYD CAMAU ER MWYN CAWL IAWNDAL OS YDY’R DIODDEFWYR UNIGOL YN DIODDEF NIWED OHERWYDD BOD Y RHEOLWYR DATA YN ANGHYDFFURFIO Â’R DDEDDF

Mae’n bosibl y bydd gan unrhyw unigolyn sy’n credu ei fod wedi dioddef niwed a/neu boen meddwl oherwydd anghydffurfio â gofynion cyfraith Diogelu Data hawl ar iawndal gan Gartrefi Conwy os na all y Gymdeithas brofi ei bod wedi cymryd y gofal rhesymol yn yr holl amgylchiadau i gydymffurfio â’r gofyniad perthnasol. Gellir anfon unrhyw hawliad am iawndal sy’n codi o’r ddarpariaeth hon at Ysgrifennydd y Cwmni (gweler adran 12 isod).

HAWL I WNEUD CAIS I’R COMISIYNYDD GWYBODAETH ASESU DULL PROSESU RHEOLWR DATA

Gall unrhyw berson wneud cais i’r Comisiynydd Gwybodaeth gynnal asesiad os ydy’n credu yr effeithir/effeithiwyd arno yn negyddol gan ein ffordd o drin data personol. Dylid gwneud ceisiadau felly yn uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth y mae ei fanylion isod.

Fel rheol, os oes gan unigolion bryderon ynghylch sut mae Cartrefi Conwy’n trin eu data neu safon (cywirdeb, perthnasedd, cymedroldeb a.y.b.) eu data personol, fe’u hanogir i godi’r mater ag Ysgrifennydd y Cwmni (gweler adran 12 isod).

Y Comisiynydd Gwybodaeth ydy’r rheolydd annibynnol sy’n gyfrifol dros orfodi cyfraith Diogelu Data; mae’r swyddfa yng Nghaerdydd yn bwynt cyswllt lleol ar gyfer aelodau’r cyhoedd a sefydliadau yng Nghymru.

Gellir cysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth isod:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill,  Caerdydd CF10 2HH Ffôn: 016 2554 5297 E-bost: wales@ico.org.uk

neu: The Information Commissioner’s Office,

Wycliffe House, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113   Gwefan: www.ico.gov.uk

  1. AM BA HYD Y CADWN DDATA PERSONOL?

Rydym yn cadw data personol cyhyd ag y bo hynny’n angenrheidiol ar gyfer y dibenion perthnasol yn unig. Cedwir, adolygir a dilëir data personol a roddir ar y system Rheoli Tai a chofnodion eraill sy’n cynnwys data personol yn gysylltiedig â gweithgareddau Cartrefi Conwy yn fwy cyffredinol o fewn cyfnodau cadw cytunedig. Gall hyn amrywio a bryd i’w gilydd yn ôl anghenion y busnes. Rydym yn dinistrio neu’n dileu gwybodaeth yn ddiogel.

  1.  MONITRO

Mae’n bosibl y byddwn yn monitro neu’n cofnodi a chadw galwadau ffôn, negeseuon testun, e-byst a chyfathrebu electronig arall a dderbyniwyd er mwyn cynorthwyo at y dibenion a nodwyd yn Adran 1 uchod a rhwystro, atal a chanfod ymddygiad amhriodol.

Nid ydym yn rhoi ‘hysbysiad prosesu teg’ wedi ei recordio ar bob llinell ffôn oherwydd yr anghyfleustra y gallai hynny ei achosi o ran oedi cyn ateb yr alwad.

 

  1. CWCIS

Mae cwcis yn ffeiliau data bychan a gedwir ar gyfrifiadur defnyddiwr neu ff ôn symudol gan wefan, a’u cadw ar yriant caled dyfais y defnyddiwr. Maent yn ddefnyddiol oherwydd maent yn helpu i wefan weithio, ac yn aml yn caniatâu perchnogion y wefan i gyfeirio cynnwys penodol at y defnyddiwr.

Ar ein gwefan, gall defnyddwyr reoli a/neu ddileu cwcis fel maent yn ei ddymuno, fodd bynnag, mae’r wefan angen rhai cwcis i weithio’n gywir, ac felly, byddai peidio â’u caniatâu efallai yn atal y perfformiad a gosodiad y safle. Ceir gwybodaeth ynglŷn â sut i wneud hyn yn yr adran ‘Sut i reoli cwcis’.

YNGLŶN Â CHWCIS

Mae cwci yn nifer fach o ddata (sy’n aml yn cynnwys dynodwr unigryw) a anfonir at gyfrifiadur defnyddiwr neu ffân symudol o wefan, ac sydd yna’n cael ei storio ar yriant caled y ddyfais. Gall pob gwefan anfon ei gwcis ei hun at eich porwr os yw dewision eich porwr yn caniatâu hynny. Mae llawer o wefannau yn gwneud hyn pryd bynnag y bydd defnyddiwr yn ymweld â’u gwefan er mwyn rhoi gwybod am draffig gwefan a pha mor aml y bydd yr unigolyn yn ymweld â’r wefan. Bydd eich porwr ond yn caniatu gwefan i gael mynediad at gwcis sydd wedi’u hanfon atoch eisoes, nid y cwcis yr anfonwyd atoch gan wefannau eraill.

SUT MAE CARTREFI CONWY YN DEFNYDDIO CWCIS

Caiff cwcis ar wefan Cartrefi Conwy eu defnyddio mewn nifer o ffyrdd. Gellir gweld gwybodaeth ar y rhai caiff ei defnyddio yn y rhestr isod.

  1. I) ANALYTICS

Mae Cartrefi Conwy yn defnyddio Google Analytics i gasglu gwybodaeth am sut mae pobl yn defnyddio ein safle. Mae hyn yn ein helpu i sicrhau bod ein gwefan yn diwallu anghenion defnyddwyr a gweld sut y gallwn wella.

Mae Google Analytics yn storio gwybodaeth am ba dudalennau mae pobl yn ymweld â nhw, pa mor hir maent ar y safle, sut wnaethant gyrraedd y safle a beth maent yn clicio arno. Mae’r wybodaeth a gyflenwir gan y cwcis yn helpu Cartrefi Conwy i ddadansoddi proffil ymwelwyr a’u darparu gyda phrofiad gwell.

Nid yw Analytics yn casglu nac yn storio gwybodaeth bersonol defnyddwyr (er enghraifft, enwau neu gyfeiriadau), felly ni ellir defnyddio’r wybodaeth hon i adnabod unigolion.

  1. II) STORIO EICH GOSODIADAU DEFNYDDIO A HYGYRCHEDD

Mae ein gwefan yn darparu gosodiadau sy’n eich caniatâu i newid maint y testun neu edrych ar opsiynau lliw gwahanol.

Os ydych yn dewis y gosodiadau hyn, rydym yn eu cadw mewn cwci, fel eu bod yn gweithio ar bob tudalen yr edrychwch arni.

CWCIS TRYDYDD PARTI

Nid yw cwcis trydydd parti yn cael eu gosod yn uniongyrchol gan Gartrefi Conwy, ond gan wasanaeth trydydd parti neu ddarparwyr ymarferoldeb.

Mae Cartrefi Conwy yn defnyddio Google Analytics sy’n gosod cwcis ar wefan Cartrefi Conwy er mwyn cyflawni’r gwasanaethau maent yn eu darparu (er enghraifft, dadansoddi’r we).

Mae Cartrefi Conwy hefyd yn defnyddio Issuu ar gyfer y newyddlen Gyda’n gilydd, ac maent yn casglu cwcis i gyflawni’r gwasanaethau maent yn eu darparu, er enghraifft, ystadegau cyhoeddi.

Nid yw Cartrefi Conwy yn rheoli sut caiff y cwcis hyn eu dosbarthu. Am fwy o wybodaeth am y cwcis a ddefnyddir gan y cyflenwyr hyn, gan gynnwys sut i eithrio, gweler eu polisïau preifatrwydd unigol isod.

Google Analytics storio’r wybodaeth a gesglir gan y cwci ar borwyr yn yr Unol Daleithiau. Gall Google drosglwyddo’r wybodaeth hon i drydydd partïon hefyd os yw hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith, neu lle mae trydydd partïon o’r fath yn prosesu’r wybodaeth ar ran Google. Ni fydd Google yn cysylltu eich cyfeiriad IP gydag unrhyw ddata arall a gedwir gan Google. Sut i wrthod neu ddileu’r cwci hwnhttp://www.google.com/intl/en/privacypolicy.html

Gall Issuu, wrth gael mynediad i gylchlythyr Gyda’n Gilydd ddefnyddio cwcis neu wrthrychau Fflach i gyfrif y nifer o gyfrifiaduron unigryw sy’n cael mynediad at eu gwefan. Gallwch osod eich porwr i wrthod y cwcis hyn gan Wasanaeth Issuu os dymunwch. Pan fyddwch yn cael mynediad at Issuu, gallant gofnodi gwybodaeth benodol yn awtomatig o’ch system, drwy ddefnyddio gwahanol fathau o dechnoleg tracio. Gall y wybodaeth hon ‘agesglir yn awtomatig’ gynnwys Cyfeiriad IP, dyfais unigryw neu fanylion adnabod defnyddiwr, fersiwn o’r feddalwedd a osodir, math o system, y cynnwys a’r tudalennau rydych yn cael mynediad atynt ar Wasanaeth Issuu, a’r dyddiadau ac amser rydych yn ymweld â’r Gwasanaeth Issuu.Sut i wrthod neu ddileu’r cwcis hynhttp://issuu.com/about/privacy

  1. CYSYLLTU Â NI

Os oes gennych chi unrhyw bryder ynghylch y ffyrdd y mae Cartrefi Conwy yn trin data personol, cysylltwch ag Ysgrifennydd y Cwmni:

Ysgrifennydd y Cwmni, Cartrefi Conwy, Morfa Gele, Parc Busnes Gogledd Cymru, Cae Eithin, Abergele, LL22 8LJ

Ffôn: 0300 124 0040

enquiries@cartreficonwy.org

Last modified on Mehefin 21st, 2018 at 3:02 pm